Come scrivere l’invito ad un evento

Nell’arco degli anni ha preso sempre più corpo il mestiere degli organizzatori di eventi. Sempre più giovani, o chi comunque ha bisogno di una svolta lavorativa, decide di improvvisarsi PR, ma non sempre però ha la formazione adatta per poterlo fare. Questo innesca un meccanismo quasi distruttivo della persona che comunque si improvvisa Pr e del cliente che comunque ha bisogno di servizi concreti. Nel momento in cui si decide di intraprendere questo tipo di lavoro non si deve più associare l’organizzazione degli eventi a quello che i ragazzi fanno per le discoteche (cioè riuscire a portare all’interno del locale quante più persone possibili). Quando si decide di intraprendere la carriera di Pr bisogna avere dunque la formazione adatta e necessaria a seconda dell’ambito e della città dove si decide di operare.
Se vi state facendo spazio in questo mondo nel mondo cercate di scegliere attentamente il campo in cui lavorare perché la competizione è alta e senza regole.

Ma qual è l’errore che fa spesso un Pr quando organizza un evento? Ce lo spiega lo staff dell’agenzia romana Capitaleventi, esperta del settore organizzazione eventi. L’errore che spesso fa un uomo o donna che si avvicina a questo mondo riguarda proprio l’invito al proprio evento. Ebbene si, quello che sembra la parte più semplice di un lavoro spesso diventa la più complicata. Quando si organizza un evento promozionale si deve stare ben attenti al tipo di persona che si deve portare quindi all’evento. Nel caso in cui si ha bisogno di una cerchia ristretta, che va dalle aziende o mass media (se si tratta di un evento culturale ad esempio) bisogna sempre optare per degli inviti personali o comunque indirizzati alla redazione. Quanto l’invito è personale minori sono i problemi che si vengono a creare all’ingresso della location. Altra cosa fondamentale da ricordare, quando state compilando l’invito indicate sempre la quantità reale di persone che deve presenziare all’evento, in modo tale da non avere un sovraffollamento all’interno della location.

Ecco per voi un esempio di invito per i mass media: “Spettabile redazione invitiamo due suoi redattori all’evento sito in…”; oppure “Spettabile redazione invitiamo il responsabile della rubrica Cultura più un suo accompagnatore a scelta…”. Allo stesso modo comunque vengano gestiti gli inviti alle aziende, la cosa importante da fare è quella appunto di invitare all’evento uno, massimo due esponenti per azienda. Inoltre, quando state per inviare il vostro invito via mail (evitate dunque le poste italiane) aggiungete una piccola postilla: “Se avete deciso di accettare il nostro invito rispondete alla nostra mail con i vostri nominativi”. Questo vi permetterà di fare fin da subito una stima iniziale delle persone che verranno all’evento da voi organizzato e decidere così se è il caso di allargare o meno la rosa degli invitati.